교직원 업무 지원 통합시스템
2017년 12월 경기도 전면 운영
탑재 자료 4440건…해마다 증가
누적 조회 건수만 323만5893건
지난해 사용자 95% 긍정적 평가
TF 운영 등 현장 정책 강화 방침
업무매뉴얼 개정 정확·효율성↑
노후·용량 부족 시스템 개선 추진
'e-DASAN 현장지원'이 경기도 학교 현장의 든든한 지원군이 되고 있다.
'e-DASAN현장지원'은 교무학사·행정·일반 분야에 대한 통합검색(지침, 매뉴얼, 감사사례 등), 질문답변·FAQ 및 ON 소통 운영, 학교 업무매뉴얼 탑재 등을 통해 학교 교직원의 업무를 지원하는 현장 중심 통합지원시스템을 뜻한다.
▲2024년 'e-DASAN 현장지원' 강화
20일 경기도교육청에 따르면 지난 2016년 9월 학교현장 지원시스템 구축 계획안을 수립한 뒤 2017년 9월 고양 등 4개 지역에서 시범운영을 거쳐 같은 해 12월 경기도 전체에 전면 운영됐다.
시스템은 업무지침, 감사사례, 참고자료, 학교업무 매뉴얼 등이 있는 '자료마당', 회원들끼리 의견교환과 질문 소통 등을 하는 'ON 소통', 공지사항, 학교일정, 현황알림 등을 다루는 '알림마당', 학교 구성원만 가능한 '질문 마당'으로 구성돼 있다.
전체적인 시스템 탑재 자료는 2022년 4093건에서 지난해 4440건으로 늘었다. 누적 자료 조회 건수는 323만5893건에 이른다.
지난해 만족도 조사 결과 사용자의 95%가 시스템 운영에 대해 긍정적으로 평가했다. 전체 응답자의 87%는 시스템 운영에 대해 인지하고 있었고 전체 응답자의 89%는 월 1회 이상 방문했다. 그중 33%는 주1회 이상 방문한 것으로 조사됐다.
학교 응답자의 86%는 시스템 활용으로 사업 부서에 대한 문의가 감소했다고 응답했으며 학교 현장에서는 '통합 검색'을 가장 많이 활용한 것으로 나타났다.
올해 도교육청은 통합 DB(지침, 매뉴얼, 감사사례)를 관리해 본청 사업부서 지침, 매뉴얼, 학교 대상 주요 공문 등을 수시로 업데이트 하고 학교 현장 교직원들의 질문과 답변 사례를 확대한다.
질문 답변은 현장지원담당과 사업 부서에서 할 수 있다. 질문마당에 질문을 접수하면 담당자는 반드시 관련 근거를 포함해 답변하고 전체 학교에 공통 적용이 가능하도록 답변을 작성한다.
도교육청 관계자는 “주요 질문 답변 사례는 공유할 수 있도록 해 분야별 공통 관심사에 관한 사례 공유로 교직원 역량을 강화할 수 있을 것”이라며 “답변을 유형별로 분류하고 유사 FAQ 사례 모음 정리해 시스템에 탑재하고 있다”고 설명했다.
도교육청은 학교 업무 매뉴얼을 보완한 디지털 기반 현장 맞춤형 콘텐츠도 개발한다. 올해 3편 가량 저경력 업무 담당자를 고려한 동영상 업무 매뉴얼을 제작할 계획이다. 현재 동영상 업무 매뉴얼은 총 16편으로 2021년 2편, 2022년 8편, 2023년 6편을 제작해 보급했다.
이밖에 현장지원 TF도 운영과 현장지원 홍보도 강화한다. TF는 경험과 역량을 갖춘 학교 현장 교직원들을 중심으로 공모해 시스템 모니터링, 학교 업무 매뉴얼 개정, 동영상 업무매뉴얼 제작 지원 등을 진행한다.
지난해 3월부터 지난 2월까지 운영된 TF는 236건을 모니터링 해 이중 90건을 반영했고, 99건을 검토했다. 현장 홍보의 경우 다양한 채널과 매체를 통해 적극적인 홍보에 나서고, 사용자를 직접 찾아가는 활동도 진행할 방침이다.
도교육청은 올해 'e-DASAN 현장지원' 우수 사용자도 선정할 계획이다. FAQ 최다 조회, '업무공유' 최다 조회 자료 게시, '질문소통' 최대 댓글 등 우수사용자 선정으로 시스템 활성화를 유도한다는 방침이다.
▲e-DASAN 현장지원단 학교 업무매뉴얼 개정
2024학년도 학교 업무 매뉴얼 개정에도 e-DASAN 현장지원단이 개정 착업에 참여했다. 학교 업무 매뉴얼 개정판은 교무학사 17판, 행정 18판으로 구성됐다. 이번 업무 매뉴얼은 학교 현장의 교원, 행정직으로 구성된 지원단이 지난해 4월부터 올해 2월까지 개정 작업에 함께했다.
2024학년도 학교업무 매뉴얼은 ▲관계 법령 ▲각종 지침 ▲2024 기본계획 등 개정 사항을 반영했으며, 특히 업무처리 절차와 예시를 알기 쉽게 설명하고 별도 파일을 연결해 사용자 편의성을 증대했다. 이를 통해 업무처리 정확성과 효율성을 증대시킬 수 있다.
업무매뉴얼은 도교육청 누리집과 e-DASAN 현장지원 누리집 자료마당-학교업무매뉴얼에서 내려받을 수 있다.
▲e-DASAN현장지원 시스템 재구축
도교육청은 시스템 노후화로 인한 기능적 한계와 성능 저하 방지, 보완 취약점을 개선하고 이용자의 편리성, 접근성 제고 및 업무 경감을 위한 IT 기술을 도입하는 시스템 재구축도 진행한다. 반응형 UI, 검색기능 강화, 챗봇 등이 활용될 계획이다.
이를 위해 도교육청은 오는 8월까지 시스템 재구축을 위한 ISMP(정보시스템 마스터플랜)에 나선다. ISMPS는 특정 정보시스템 구축 사업 관련 업무 및 정보기술 현황을 체계적으로 파악하고, 이용자 요구사항을 상세하게 분석하여 목표 시스템의 기능적·기술적·비기능적·프로젝트 지원 요구사항을 상세히 도출하는 활동이다.
시스템 재구축은 2017년 구축된 정보시스템 노후화와 용량 부족으로 시스템의 기능적 한계 및 성능 저하에 따른 전반적인 보완과 개선이 필요해지면서 추진되고 있다.
홈페이지나 소트프웨어 보안 강화, 개인정보보호 관리 강화, 업무 자동화를 통한 서비스 제공자와 이용자의 업무 수행 효율성 제고 등이 필요해진 상황이다.
도교육청 관계자는 “ISMP는 오는 8월까지 수립할 계획”이라며 “최신 ICT 기술을 반영한 기능 개선, 챗봇 서비스 제공으로 이용자의 편리성·접근성 제고 및 이용자의 업무 경감과 업무 역량 강화에 도움을 줄 것으로 기대한다”고 말했다.
/이원근 기자 lwg11@incheonilbo.com
※본 글은 경기도교육청으로부터 자료를 지원받아 작성되었습니다.
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